연말정산 시즌이 다가오면 담당자님들 벌써 머리 아프시죠? 직원들이 PDF 파일 가져오면 하나하나 입력하고 검토하는 지옥, 올해는 탈출하세요. 11월 30일까지 명단만 등록하면 업무가 절반으로 줄어듭니다.
2025년 연말정산부터 간소화자료 일괄제공 서비스가 더욱 확대됩니다. 회사가 홈택스에 근로자 명단을 등록하고, 근로자가 동의하면, 국세청이 간소화자료를 회사로 직접 전송합니다. 근로자는 PDF 다운로드·제출할 필요 없습니다. 회사는 국세청 자료로 바로 연말정산을 진행합니다.
인사팀 김씨(34세)는 작년 1월 15일 지옥을 경험했습니다. 직원 120명이 홈택스에서 다운받은 PDF를 이메일로 보냈습니다. 메일 120개를 열어서 PDF를 다운받고, 회계 프로그램에 입력했습니다. 3일 밤샘했습니다. 올해는 다릅니다. 11월 6일에 홈택스에서 명단을 등록했습니다. 10분 걸렸습니다. 1월에는 국세청 자료를 한 번에 다운받아서 회계 프로그램에 업로드했습니다. 30분 만에 끝났습니다.
이 글에서는 11월 30일 마감 안내, 홈택스 명단 등록 방법 (전년도 명단 불러오기, 엑셀 업로드, 직접 입력), 엑셀 업로드 오류 해결 팁, 근로자 동의 안내 문자 예시, 추가 등록 기간 활용법, 그리고 퇴사자·신규 입사자 관리 주의사항까지 완벽하게 정리했습니다.
11월 30일 마감 임박 회사가 먼저 신청해야 하는 일괄제공 서비스
연말정산 간소화자료 일괄제공 서비스는 2020년부터 시행된 제도입니다. 회사와 근로자 모두 업무가 줄어듭니다.
기존 방식 (불편)
1월 15일 간소화 서비스 오픈 → 근로자가 홈택스 접속 → PDF 다운로드 → 회사에 이메일 또는 출력 제출 → 회사가 PDF 확인하고 회계 프로그램 입력
문제점:
- 1월 15일 서버 폭주: 근로자 전원이 동시 접속해서 서버 다운, 접속 대기 30분~1시간
- 이메일 폭주: 인사팀 메일함에 수백 개 메일 폭주, 누락 확인 어려움
- 수작업 입력: PDF를 보고 회계 프로그램에 하나하나 입력, 오타 발생
- 3~5일 소요: 직원 100명 기준 3~5일 밤샘 작업
일괄제공 서비스 (편리)
11월 30일까지 회사가 명단 등록 → 11월 30일~1월 19일 근로자가 동의 → 1월 20일 국세청이 회사에 자료 전송 → 회사가 자료 다운받아 회계 프로그램 업로드
장점:
- 1월 15일 서버 폭주 회피: 근로자가 접속 안 해도 됨
- 이메일 제로: 이메일로 PDF 주고받을 필요 없음
- 자동 입력: 회계 프로그램에 일괄 업로드, 수작업 불필요
- 30분 소요: 직원 100명 기준 30분~1시간 완료
신청 일정
| 단계 | 담당 | 기간 | 내용 |
|---|---|---|---|
| 1단계: 명단 등록 | 회사 | 11월 30일까지 (1차 마감) | 홈택스에서 연말정산 대상 근로자 명단 등록 |
| 추가·제외 등록 | 회사 | 2026년 1월 10일까지 | 퇴사자 제외, 신규 입사자 추가 |
| 2단계: 동의 | 근로자 | 2026년 1월 19일까지 | 홈택스 또는 손택스에서 동의 클릭 |
| 3단계: 자료 전송 | 국세청 | 2026년 1월 17일 또는 20일 | 회사가 선택한 날짜에 자료 전송 |
| 4단계: 다운로드 | 회사 | 2026년 1월 17일 또는 20일 이후 | 홈택스에서 간소화자료 다운로드 |
| 5단계: 연말정산 | 회사 | 2026년 2월 | 회계 프로그램으로 연말정산 진행 |
11월 30일이 중요한 이유
1차 마감입니다. 11월 30일까지 명단을 등록하면 국세청이 12월에 근로자 동의를 안내합니다. 근로자가 12월 안에 동의하면 1월 업무가 편합니다.
11월 30일을 놓쳐도 1월 10일까지 추가 등록 가능합니다. 하지만 1월에는 다른 업무(간소화 자료 검토, 연말정산 계산)가 많아서 시간이 부족합니다. 11월에 미리 하는 게 좋습니다.
홈택스 연말정산 명단 등록 방법 3가지
홈택스에서 근로자 명단을 등록하는 방법은 3가지입니다.
준비물
사업자등록번호
홈택스 사업장 ID·비밀번호 (세무대리인이 관리하면 세무대리인에게 문의)
연말정산 대상 근로자 명단 (이름, 주민등록번호)
1단계: 홈택스 로그인
홈택스(hometax.go.kr) 접속 → 오른쪽 상단 “로그인” 클릭 → “사업자(기업)” 선택 → 사업자등록번호·ID·비밀번호 입력 → 로그인
2단계: 일괄제공 신청 메뉴 진입
메인 화면 상단 [조회/발급] 클릭 → [연말정산·지급명세서] 클릭 → [연말정산간소화] 클릭 → 화면 아래로 스크롤 → “간소화자료 일괄제공 서비스” 섹션 → 오른쪽 “연말정산 일괄제공(회사용)” 버튼 클릭
또는 홈택스 메인 화면에서 “장려금·연말정산” 메뉴 → “연말정산 간소화” → “연말정산 일괄제공(회사용)” 바로 클릭
3단계: 명단 등록 방법 선택
“근로자 관리 화면으로 이동” 버튼 클릭 → “등록명단 관리” 화면 이동
3가지 방법 중 선택:
- 전년도 명단 불러오기 (가장 빠름)
- 엑셀서식 업로드 (중간)
- 직접 입력 (가장 느림)
방법 1: 전년도 명단 불러오기 (추천)
작년에 일괄제공 서비스를 이용했으면 전년도 명단을 불러올 수 있습니다. 1분 만에 완료됩니다.
- “전년도 명단 불러오기” 버튼 클릭
- 2024년 귀속 명단이 자동으로 로딩됩니다
- 퇴사자가 있으면 체크 해제
- 신규 입사자가 있으면 “추가” 버튼 눌러서 입력
- “명단 제출하기” 버튼 클릭
주의: 퇴사자를 제외하지 않으면 오류 발생합니다. 퇴사자는 반드시 체크 해제하세요.
방법 2: 엑셀서식 업로드 (직원 10명 이상 추천)
직원이 10명 이상이면 엑셀 업로드가 편합니다. 5분 소요됩니다.
- “엑셀서식 다운로드” 버튼 클릭
- 다운로드된 엑셀 파일 열기
- A열에 이름, B열에 주민등록번호 입력 (예: 홍길동, 901010-1234567)
- 엑셀 파일 저장
- 홈택스로 돌아와서 “파일 선택” 버튼 클릭
- 저장한 엑셀 파일 선택
- “업로드” 버튼 클릭
- 명단 확인 후 “명단 제출하기” 버튼 클릭
엑셀 작성 주의사항
주민등록번호는 하이픈(-) 포함해서 입력: 901010-1234567 (O), 9010101234567 (X)
이름은 띄어쓰기 없이: 홍길동 (O), 홍 길동 (X)
외국인은 외국인등록번호 입력: 901010-1234567 형식 동일
첫 번째 행(헤더)은 삭제하지 마세요: “성명”, “주민등록번호” 헤더 유지
방법 3: 직접 입력 (직원 10명 이하 추천)
직원이 10명 이하면 직접 입력이 더 빠릅니다. 10분 소요됩니다.
- “직접 입력” 버튼 클릭
- 입력 화면에서 이름, 주민등록번호 입력
- “자료 추가” 버튼 클릭
- 다음 직원도 같은 방법으로 추가
- 전체 직원 입력 완료 후 “명단 제출하기” 버튼 클릭
엑셀 업로드 시 자주 나는 오류 해결 팁
엑셀 업로드 시 오류가 자주 발생합니다. 해결 방법을 알려드립니다.
오류 1: “주민등록번호 형식이 올바르지 않습니다”
원인: 하이픈(-) 없이 입력했거나, 숫자 13자리가 아님
해결: 주민등록번호를 901010-1234567 형식으로 입력하세요. 하이픈 반드시 포함하세요.
주의: 엑셀에서 주민등록번호를 숫자로 입력하면 자동으로 수식 변환됩니다. 셀 서식을 “텍스트”로 변경하고 입력하세요.
오류 2: “중복된 주민등록번호가 있습니다”
원인: 같은 직원을 2번 입력했음
해결: 엑셀에서 Ctrl+F로 검색해서 중복 제거하세요. 엑셀 “중복 제거” 기능 사용해도 됩니다.
오류 3: “해당 근로자는 다른 회사에 등록되어 있습니다”
원인: 직원이 이중 취업 중이거나, 전 직장에서 명단 제외를 안 했음
해결: 직원에게 전 직장에 연락해서 명단 제외 요청하라고 안내하세요. 또는 직원이 홈택스에서 전 직장 동의를 취소하고 현 직장만 동의하면 됩니다.
오류 4: “퇴사자가 포함되어 있습니다”
원인: 전년도 명단을 불러왔는데 퇴사자를 체크 해제 안 했음
해결: 명단에서 퇴사자를 찾아서 체크 해제하세요. 퇴사자는 등록하면 안 됩니다.
오류 5: “엑셀 파일 형식이 올바르지 않습니다”
원인: 홈택스에서 다운받은 양식이 아닌 다른 엑셀 파일 사용
해결: 홈택스에서 “엑셀서식 다운로드” 버튼 눌러서 공식 양식을 다운받으세요. 다른 양식은 업로드 안 됩니다.
근로자 명단 등록 후 꼭 해야 할 일 직원 동의 안내
회사가 명단을 등록했어도, 근로자가 동의하지 않으면 자료가 제공되지 않습니다. 근로자 동의가 필수입니다.
근로자 동의 기간
2026년 1월 19일까지 동의해야 합니다. 1월 20일에 국세청이 자료를 전송하니까, 1월 19일까지는 동의해야 자료가 포함됩니다.
직원들에게 안내 문자·이메일 발송 (예시)
제목: [필독] 2025년 귀속 연말정산 간소화자료 일괄제공 동의 안내
안녕하세요, 인사팀입니다.
2025년 귀속 연말정산을 위해 간소화자료 일괄제공 서비스를 이용합니다.
직원 여러분께서는 2026년 1월 19일까지 홈택스 또는 손택스에서 동의해주셔야 합니다.
▶ 동의 방법 (PC)
- 국세청 홈택스(www.hometax.go.kr) 접속
- 로그인 (간편인증 추천)
- [조회/발급] → [연말정산·지급명세서] → [간소화자료 일괄제공 확인(동의) 및 조회]
- 회사명 확인 후 “상기 내용에 동의합니다” 체크
- “확인(동의)하기” 버튼 클릭
▶ 동의 방법 (모바일)
- 손택스 앱 실행
- [조회/발급] → [연말정산] → [간소화자료 일괄제공 확인(동의) 및 조회]
- 회사명 확인 후 동의 체크 → 확인 클릭
동의하지 않으시면 1월 15일 이후 홈택스에서 PDF를 직접 다운받아 제출하셔야 합니다.
기한: 2026년 1월 19일까지
문의: 인사팀 담당자 (02-XXXX-XXXX)
동의율 확인 방법
홈택스 → [조회/발급] → [연말정산간소화] → [연말정산 일괄제공(회사용)] → “근로자 관리 화면으로 이동” → “등록명단 관리”
명단에서 “동의 여부” 컬럼 확인하세요. “동의”로 표시되면 완료입니다. “미동의”로 표시되면 해당 직원에게 독촉하세요.
기한을 놓쳤다면 추가 등록 기간 활용법
11월 30일 마감을 놓쳤어도 괜찮습니다. 2026년 1월 10일까지 추가·제외 등록이 가능합니다.
추가 등록 기간
2025년 12월 1일 ~ 2026년 1월 10일: 신규 입사자 추가, 퇴사자 제외, 누락 직원 추가 가능
2026년 1월 11일 이후: 추가·제외 불가능, 명단 수정 불가능
추가·제외 등록 방법
홈택스 로그인 → [조회/발급] → [연말정산간소화] → [연말정산 일괄제공(회사용)] → “근로자 관리 화면으로 이동” → “등록명단 관리”
추가: “직접 입력” 또는 “엑셀 업로드”로 신규 입사자 추가
제외: 퇴사자 명단에서 체크 해제 → “명단 제출하기”
1월 10일까지도 놓쳤다면
일괄제공 서비스를 포기하고 기존 방식으로 진행하세요. 1월 15일 이후 근로자가 홈택스에서 PDF를 다운받아 제출하는 방식입니다.
또는 일부 직원만 일괄제공 서비스를 이용하고, 나머지는 PDF 제출 방식으로 병행 가능합니다.
퇴사자 및 중도 입사자 관리 주의사항
퇴사자는 반드시 제외
퇴사자를 명단에 포함하면 오류 발생합니다. 퇴사자는 현재 소속 직원이 아니므로 간소화자료를 제공할 수 없습니다.
퇴사일 기준: 2025년 12월 31일 기준으로 재직 중인 직원만 등록하세요. 2025년 12월 31일 이전 퇴사자는 제외하세요.
중도 퇴사자 연말정산: 퇴사 시 중도 정산했으면 명단에 포함하지 마세요. 중도 정산 안 했으면 포함해도 됩니다.
신규 입사자는 추가 등록
2025년 중도 입사자도 명단에 포함하세요. 2025년 1월 1일 이후 입사자는 모두 2025년 귀속 연말정산 대상입니다.
단, 2026년 1월 입사자는 제외하세요. 2026년 입사자는 2026년 귀속 연말정산 대상입니다.
일용근로자는 제외
일용근로자는 연말정산 대상이 아닙니다. 일용근로자를 명단에 포함하지 마세요.
일용근로자 기준: 3개월 미만 근무, 일당제, 매일 출퇴근 기록
전 직장 소득 합산
근로자가 2025년에 전 직장에서 근무했으면, 전 직장 소득도 합산해야 합니다. 근로자에게 전 직장 근로소득 원천징수영수증을 받으세요.
일괄제공 서비스는 현재 직장 간소화자료만 제공합니다. 전 직장 자료는 별도로 받아야 합니다.
자주 묻는 질문 FAQ
Q. 세무대리인이 연말정산을 대행하는데, 누가 명단을 등록하나요?
A. 회사 또는 세무대리인이 등록합니다. 홈택스 사업장 ID로 로그인해서 등록하면 되니까, ID를 가진 쪽이 등록하세요. 보통 세무대리인이 대행합니다.
Q. 파트타임 직원도 명단에 포함하나요?
A. 네, 포함합니다. 근로계약서가 있고, 4대보험 가입했으면 연말정산 대상입니다. 파트타임, 계약직 모두 포함하세요.
Q. 직원이 동의를 안 하면 어떻게 되나요?
A. 그 직원만 기존 방식으로 진행합니다. 1월 15일 이후 홈택스에서 PDF를 다운받아 제출하라고 안내하세요.
Q. 자료 수령일을 1월 17일과 20일 중 선택하라는데, 언제가 좋나요?
A. 1월 20일 추천합니다. 20일이 최종 확정 자료입니다. 17일은 임시 자료라서 일부 누락될 수 있습니다. 여유 있으면 20일 선택하세요.
Q. 엑셀 파일이 업로드 안 되는데 왜 그런가요?
A. 홈택스 공식 양식이 아니면 업로드 안 됩니다. “엑셀서식 다운로드” 버튼 눌러서 공식 양식을 다운받아 작성하세요. 다른 엑셀로 작성하면 오류 납니다.
연말정산 간소화자료 일괄제공 서비스는 회사와 근로자 모두에게 편리합니다. 11월 30일까지 명단만 등록하면 1월 업무가 획기적으로 줄어듭니다. 전년도 명단 불러오기, 엑셀 업로드, 직접 입력 중 편한 방법을 선택하세요. 엑셀 업로드 시 주민등록번호 하이픈 포함, 중복 제거, 퇴사자 제외를 주의하세요. 명단 등록 후 직원들에게 동의 안내 문자를 보내고, 1월 19일까지 동의율을 확인하세요. 11월 30일을 놓쳐도 1월 10일까지 추가 등록 가능하니 서두르세요. 지금 바로 홈택스에 접속해서 명단을 등록하세요.
